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Gemeinsam effektiver arbeiten

10 Feb 2021

Nach Möglichkeit bearbeiten und organisieren wir Projekte gemeinsam mit unseren Kunden nach dem Kanban Prinzip. Das spart beim Projektmanagement Zeit und Umwege, und alle sind immer auf dem Laufenden. Wir nutzen hierfür Trello, eine von vielen Softwares für Projektmanagement. Das hier ist keine bezahlte Werbung für Trello, sondern eine Ermutigung, dieses oder etwas ähnliches zu nutzen, um die eigene Arbeit ebenso wie Kooperationen  mit anderen zeitgemäß zu organisieren.

Vor unserer Einführung von Trello in 2017 führten wir (wie so viele noch) Projektplanungen mit gemeinsamen Kalendern, Excel-Sheets und per E-Mail durch. Ziemlich old-school, aber es funktionierte auch. Auch wenn's manchmal etwas unübersichtlich und langsam wurde. Dann wars eben wieder Zeit für ein Meeting.

Trello verspricht hier, schafft hier Abhilfe. Die Methode hinter Trello: Kanban.

Und Meetings sind derzeit ja eher weniger gefragt, wenn es um Projektmanagement geht. Kanban war ursprünglich eine Methode von Toyota für die Bestandsführung und Produktionssteuerung in der Automobilindustrie. Zielsetzung ist, Aufgaben gezielt zu bündeln, die damit strukturiert und visuell im Arbeitsfluss eingeordnet werden.

Insbesondere in der Software-Entwicklung wird Kanban seit Jahren erfolgreich angewandt. Hier muss man natürlich auch Jira von Atlasian nennen, sozusagen der Industrie-Standard zum Projektmanagement der Softwareentwicklung, ein extrem leistungsfähiges Paket mit Kanban Option.

Trello hingegen ist viel einfacher, für unsere Arbeitsstrukturen ideal und nicht mehr wegzudenken. Und nach unserer Einschätzung wird diese Arbeitsmethode in den kommenden Jahren auch zum Standard für KMUs werden. Wobei heute auch schon größere Unternehmen wie Google. Pinterest oder Squarespace mit den visualisierten und interaktiven Organisationsmodellen von Trello arbeiten.

Trello wurde 2019 von Atlassian gekauft und ist sozusagen eine Kanban-fähige Lightversion von Jira. Aber eigentlich ist das eine Untertreibung. Obwohl bescheidener ausgestattet, ist Trello gerade auf Smartphones und Tablets per Drag and Drop viel intuitiver zu bedienen und trotzdem sehr leistungsfähig. Es bietet ein übersichtliches UX, ist einfach zu erlernen und bietet auch schon in der Umsonstversion wertvolle Optionen. Es kostet erst Geld, wenn man richtig Gas geben will.

Bei Trello hängt das Kanban Board nicht nun mehr im Besprechungsraum, sondern im Screen eines jeden Teilnehmers, und alle Teammitglieder sind nach jeder Änderung direkt up to date, ortsunabhängig und ohne Zeitverzögerung.

Ein Board besteht aus mindestens drei Spalten für den Prozess: "Planung", "In Arbeit" und "Erledigt". Die Aufgabenpakete werden so visualisiert und durch die Prozessspalten von links nach rechts bewegt, bis sie abgeschlossen sind. Dabei ist es wichtig, vor allem in der "In Arbeit" Spalte dafür zu sorgen, dass nicht zuvieles gleichzeitig am Laufen ist, um sich nicht in zu vielen Teilaufgaben zu verzetteln. Staus und Engpässe werden ebenso sichtbar wie Erfolge und Milestones

Wir führen für jedes Projekt ein eigenes Trello-Board und eröffnen für alle zum Start bekannten Aufgaben sogenannte Karten. Das Board wird in mindestens drei Spalten aufgeteilt, wobei "Planung", "In Arbeit" und "Erledigt" zu empfehlen sind. Es könnnen auch mehr sein. Wir laden nun alle Teammitglieder ins Board ein, die im Projekt eine Aufgabe haben – idealerweise und nach Möglichkeit auch unsere Kunden und Projektpartner. Hier entwickelt sich nun eine gewisse Dynamik, die ein herkömmliches Projektmanagment ziemlich alt und träge aussehen lässt.

Und bisher hatten wir noch keinen Teilnehmer, der hinterher nochmal zu den alten Methoden zurück wollte. Wir bleiben also dabei.

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Nach Möglichkeit bearbeiten und organisieren wir Projekte gemeinsam mit unseren Kunden und Kollegen nach dem Kanban Prinzip

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