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Besser mit Kanban.

26 Oct 2019

Nach Möglichkeit vernetzen wir uns mit unseren Kunden und organisieren Projekte gemeinsam nach dem Kanban Prinzip. So verlieren wir keine Zeit bei der Strukturierung der Inhalte und den Ablaufplanungen – und alle sind immer auf dem Laufenden.

Vor unserer Einführung von Trello® in 2017 führten wir Projektplanungen mit gemeinsamen Kalendern, Excel-Sheets und per E-Mail durch. Ziemlich old-school, aber das funktionierte immer gut. Auch wenn's manchmal etwas unübersichtlich und langsam wurde. Dann wars eben wieder Zeit für ein Meeting. Trello verspricht hier (wie zahlreiche andere ähnliche Lösungen) Abhilfe. Die Methode hinter Trello: Kanban.

Kanban ist ursprünglich eine Methode von Toyota für die Bestandsführung und Produktionssteuerung in der Automobilindustrie. Zielsetzung ist, Aufgaben gezielt zu bündeln, die damit strukturiert und visuell im Arbeitsfluss eingeordnet werden. Ein Kanban-Board besteht aus mindestens drei Spalten für den Prozess: "Planung", "In Arbeit" und "Erledigt". Die Aufgabenpakete werden also in einem Kanban Board visualisiert und durch die Prozessspalten von links nach rechts bewegt, bis sie abgeschlossen sind. Dabei ist es wichtig, vor allem in der "In Arbeit" Spalte dafür zu sorgen, dass nicht zuvieles gleichzeitig am Laufen ist, um sich nicht in zu vielen Teilaufgaben zu verzetteln.

Insbesondere in der Software-Entwicklung wird Kanban seit Jahren erfolgreich angewandt. Trotz gewisser Einschränkungen ist die Kanban-Methode sehr flexibel und eignet sich prinzipiell sehr gut für den Einsatz im Projektmanagement.

Bei Trello® hängt das Kanban Board nicht mehr im Besprechungsraum, sondern im Browserfenster eines jeden Teilnehmers, und alle Teammitglieder sind nach jeder Änderung direkt up to date, ortsunabhängig und ohne Zeitverzögerung.

Neben den Browser-basierten Desktop Lösungen gibt es auch Apps für Smartphones und Tablets mit gleicher Funktion. Das macht die Sache noch mobiler und schneller, weil alle Bearbeitungsmöglichkeiten überall verfügbar sind.

Wir führen für jedes Projekt ein eigenes Trello-Board und eröffnen für alle zum Start bekannten Aufgaben sogenannte Karten. Das Board wird in mindestens drei Spalten aufgeteilt, wobei "Planung", "In Arbeit" und "Erledigt" zu empfehlen sind. Es könnnen auch mehr sein. Wir laden nun alle Teammitglieder ins Board ein, die im Projekt eine Aufgabe haben – idealerweise und nach Möglichkeit auch unsere Kunden und Projektpartner. Hier entwickelt sich nun eine gewisse Dynamik, die ein herkömmliches Projektmanagment ziemlich alt und träge aussehen lässt. Bisher hatten wir noch keinen Teilnehmer, der hinterher nochmal zu den alten Methoden zurück wollte.

Wobei Trello® die einfache Variante für kleine Teams und Projekte ist. Jira® ist die aufgebohrte Version mit Ticketsystem, wie es in der Software-Entwicklung zum Quasi-Standard geworden ist. Wir nutzen Jira® nur in Zusammenarbeit mit Unternehmen, die ihre Arbeit mit Jira® managen und dokumentieren. Trello® hingegen ist für unsere Arbeitsstrukturen ideal und nicht mehr wegzudenken.

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