Gemeinsam effektiver arbeiten

03 Mar 2021

Nach Möglichkeit bearbeiten und organisieren wir Projekte mit unseren Kollegen nach dem Kanban Prinzip, ggf. auch gemeinsam mit unseren Kunden. Das spart Zeit, und alle sind immer auf dem Laufenden. Wir nutzen hierfür eine von vielen Softwares für Projektmanagement. Dieser Artikel soll Sie ermuntern, dieses oder etwas ähnliches zu nutzen, um die eigenen Projekte oder Kooperationen mit anderen zeitgemäß zu organisieren.

Vorher haben wir (wie so viele andere auch) unsere Projektplanungen mit gemeinsamen Kalendern, Excel-Sheets und per E-Mail gemacht. Das ist ziemlich old-school, aber es funktioniert – auch wenn's manchmal etwas unübersichtlich und langsam wird. Dann ist es eben wieder Zeit für ein Meeting.

Ein Online-Kanban-Board schafft hier Abhilfe durch Vernetzung und Synchronität – es wirkt sozusagen Wunder.

Meetings sind infolge Corona eher weniger gefragt, und die dadurch reduzierten persönlichen und sozialen Kontakte sind spürbar nachteilig. Die erzwungene Nutzung von Videokonferenz- und Projektmanagement-Softwares hat aber an vielen Punkten auch sehr positive Eindrücke und Veränderungsprozesse bewirkt. Manches will man jetzt nicht mehr missen, und jene Softwarelösungen für Teams und Projektmanagement gehören sicherlich dazu.

Das beschriebene Kanban ist ein Teil davon. Kanban war ursprünglich eine Methode für die Bestandsführung und Produktionssteuerung in der Automobilindustrie. Zielsetzung ist, Aufgaben gezielt zu bündeln, die damit strukturiert und visuell im Arbeitsfluss eingeordnet werden. Insbesondere in der Software-Entwicklung wird Kanban seit Jahren erfolgreich angewandt.

Nun hängt das Kanban Board nicht nun mehr im Besprechungsraum, sondern im Screen eines jeden Teilnehmers, und alle Teammitglieder sind nach jeder Änderung direkt up to date, ortsunabhängig und ohne Zeitverzögerung. Ein Board besteht aus mindestens drei Spalten für den Prozess: "Planung", "In Arbeit" und "Erledigt". Die Aufgabenpakete werden so visualisiert und durch die Prozessspalten von links nach rechts bewegt, bis sie abgeschlossen sind. Dabei ist es wichtig, vor allem in der "In Arbeit" Spalte dafür zu sorgen, dass nicht zuvieles gleichzeitig am Laufen ist, um sich nicht in zu vielen Teilaufgaben zu verzetteln. Staus und Engpässe werden ebenso sichtbar wie Erfolge und erreichte Milestones.

Wir führen für viele Projekte Kanban-Boards und eröffnen für alle zum Start bekannten Aufgaben sogenannte Karten. Das Board wird in mindestens drei Spalten aufgeteilt, wobei "Planung", "In Arbeit" und "Erledigt" zu empfehlen sind. Es könnnen auch mehr sein, für Ideensammlungen beispielsweise. Nun laden wir alle Teammitglieder ins Board ein, die im Projekt eine Aufgabe haben.

Ab hier entwickelt sich eine gewisse Dynamik, die ein herkömmliches Projektmanagment ziemlich alt und träge aussehen lässt. Per Drag and Drop werden Karten, Listen, Labels und Dokumente bewegt und bearbeitet, und alle Änderungen werden sofort im Netz synchronisiert und stehen allen direkt in der aktuellen Fassung zur Verfügung. Wenn Sie möchten, können Sie hier klicken und gerne mal in unser Beispiel hineinschauen.

Bisher hatten wir noch keinen Teilnehmer, der hinterher nochmal zu den alten Methoden zurück wollte. Wir bleiben also dabei.

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